はんこリレーから脱却する

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電子決裁が便利な理由

会社で働いていれば上司や担当者の承認をもらう場面は多数発生します。複数人の印鑑が必要となればその紙をもって歩く羽目になり、その人がいないとそこで手続きがストップしてしまいます。そうこうする間に紙自体がなくなってしまうと目も当てられません。そんな課題はワークフローが解決してくれます。紙運用も可能ですがせっかくならパソコン上で電子決裁を可能にしましょう。まず申請者に大きなメリットがあります。申請書を探しまわらずに、既定の格納場所からファイルを選択するだけです。類似の申請をしたことがあればコピーアンドペーストで作成も完了します。案外面倒なのが承認ルートの確認です。間接部門の担当者の確認が必要となるとその担当者を調べるだけでも大変でしょう。あらかじめ電子決裁のルートを規定しておけば自動的にその担当者のところまで承認依頼を飛ばしてくれます。さらに、誰で止まっているかがシステム上で確認可能です。万が一の場合の催促もスムーズに行えます。重ねて承認者はワークフローシステムにつながるところであればどこからでも承認行為が可能です。毎日会社のデスクを確認する必要はありません。関連資料もワークフローに添付されているので資料が混ざるような心配もなくなります。一つポイントになるのが紙での申請を廃止することです。申請書は一定期間保管が必要であるケースが多く、年数がかさむと紙の保管場所だけでも大変なスペースになります。電子データで保管できればそんなスペースも不要です。いきなりワークフローをシステム化すると反発もあるかもしれません。まずは簡単だけれど皆が使うところから始めましょう。困っていることはたいてい同じです。慣れてしまえばシステムの方が便利なこと間違いなしです。

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会社で多々発生する承認をもらう行為はワークフローシステムを使って電子決裁にしてしまいましょう。申請者も承認者も手間が省け、作業効率が上がります。まずは小さなフローから始めて順番に社内の電子決裁化を進めましょう。

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社内SNS選びで迷ったら

各社から提供されている社内向けチャットツールは、使える機能やサービスの内容などによって細かな違いがあります。利用料金の安さを重視するのはもちろんですが、仕事で使える機能の豊富さや、セキュリティ面も比較しておきましょう。

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